PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN ADMINISTRASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN OGAN ILIR

Abstract

Penelitian ini menganalisis pengelolaan arsip digital dalam mendukung peningkatan pelayanan administrasi dan informasi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Ogan Ilir. Ar- tikel menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif berbasis studi dokumen dengan memadukan lite- ratur pengelolaan arsip elektronik, regulasi kearsipan dan administrasi kependudukan, serta data pada laman resmi pemerintah. Hasil analisis menunjukkan bahwa ekosistem pelayanan Disdukcapil Ogan Ilir telah memiliki fondasi digital yang kuat melalui SIAK, layanan daring AKU MANDIRI, dokumen kependudukan bertanda tangan elektronik, Identitas Kependudukan Digital, dan aplikasi pendukung layanan yang diatur melalui Peraturan Bupati Ogan Ilir Nomor 39 Tahun 2021. Layanan AKU MAN- DIRI telah berjalan sejak Maret 2020 dan menyediakan sedikitnya sepuluh jenis layanan dokumen secara daring. Organisasi didukung 26 PNS dan 62 operator SIAK, sedangkan inovasi Pakam Nian pada 2024 menerbitkan lebih dari 1.000 dokumen melalui pelayanan keliling di 16 kecamatan. Te- muan dokumenter menunjukkan bahwa peningkatan pelayanan tidak cukup hanya dengan digitalisasi dokumen; diperlukan tata kelola siklus hidup arsip, klasifikasi dan metadata, autentisitas, keamanan dan hak akses, retensi, preservasi, audit trail, serta integrasi antara arsip digital dan proses pelayanan. Penelitian menawarkan model penguatan pengelolaan arsip digital berbasis lima dimensi: penciptaan dan registrasi, klasifikasi dan penyimpanan, akses dan pemanfaatan, keamanan dan autentisitas, serta retensi dan preservasi. Penguatan tersebut penting agar digitalisasi menghasilkan layanan yang lebih cepat, akurat, akuntabel, mudah ditelusuri, dan berkelanjutan.